Condiciones del Servicio de Table Harmony
Versión 1.0
Fecha de entrada en vigor: [LAUNCH DATE]
Las presentes Condiciones del Servicio (“Condiciones”) regulan el uso de Table Harmony.
Al crear una cuenta y aceptar estas Condiciones, la persona que las acepta declara que actúa en nombre de un restaurante, sociedad, empresario individual u otra entidad empresarial o profesional (el “Cliente”), que dispone de autoridad suficiente para aceptar estas Condiciones en su nombre y que el Cliente acepta quedar vinculado por ellas.
Estas Condiciones incluyen el Anexo 1 — Acuerdo de Encargo de Tratamiento, que forma parte del acuerdo entre el Cliente y Table Harmony.
1. Sobre Table Harmony
Table Harmony es un servicio prestado por:
Steven Paul Evans, operando bajo el nombre comercial Table Harmony
NIF/NIE: X8029171D
Calle Toledo 4, 5-3
03195 Arenales del Sol
Elche (Alicante), España
Correo electrónico: hello@tableharmony.es
Table Harmony proporciona software online para restaurantes y otros negocios de hostelería destinado a la gestión de reservas y otras operaciones relacionadas con el funcionamiento del restaurante.
2. Uso exclusivamente empresarial o profesional
Table Harmony está destinado al uso comercial y profesional por parte de restaurantes y otros negocios de hostelería. No se ofrece como servicio destinado a consumidores.
La persona que cree una cuenta deberá ser mayor de 18 años y disponer de autoridad suficiente para actuar en nombre del Cliente.
3. El servicio
Las funcionalidades disponibles para el Cliente dependerán del plan contratado.
Los planes, funcionalidades y precios vigentes se describen en el sitio web de Table Harmony.
Table Harmony podrá mejorar, actualizar o modificar el servicio periódicamente por motivos operativos, técnicos, de seguridad, legales o relacionados con el desarrollo del producto.
Table Harmony no eliminará intencionadamente funcionalidades esenciales del plan de pago vigente del Cliente durante un periodo de facturación activo sin una justificación razonable.
El servicio y sus funcionalidades podrán evolucionar con el tiempo.
4. Registro y seguridad de la cuenta
El Cliente deberá proporcionar información correcta y razonablemente actualizada al crear y mantener su cuenta.
El Cliente será responsable de gestionar los usuarios autorizados de su organización y de mantener seguras las credenciales de acceso.
El Cliente deberá informar a Table Harmony sin demora indebida si tiene conocimiento de cualquier acceso no autorizado a su cuenta.
El Cliente no será responsable de accesos no autorizados ocasionados por un fallo de seguridad imputable a Table Harmony.
5. Prueba gratuita
Table Harmony ofrece actualmente una prueba gratuita de 30 días del plan seleccionado.
No será necesario facilitar una tarjeta de pago para iniciar la prueba, salvo que se indique claramente lo contrario antes de comenzar la misma.
La prueba comenzará cuando se active la cuenta o el periodo de prueba del Cliente.
Salvo que Table Harmony acuerde lo contrario, cada restaurante o negocio tendrá derecho a una única prueba gratuita genuina.
Al finalizar el periodo de prueba, el Cliente deberá facilitar datos de pago válidos y activar una suscripción de pago para continuar utilizando el servicio.
Si el Cliente decide no continuar después del periodo de prueba, no se le realizará ningún cargo.
6. Planes y precios
Table Harmony ofrece actualmente:
Simple — 15 € al mes + IVA aplicable, por restaurante
Plus — 30 € al mes + IVA aplicable, por restaurante
Las suscripciones se gestionan de forma independiente para cada restaurante.
Table Harmony no cobra comisiones por las reservas.
Las suscripciones son mensuales y no requieren compromiso de permanencia a largo plazo.
El plan, precio y funcionalidades aplicables se mostrarán al Cliente antes de que comience una suscripción de pago.
7. Pago y facturación
Las suscripciones de pago se facturan mensualmente por adelantado.
Los pagos se procesan mediante un proveedor externo de servicios de pago. Table Harmony no necesita recibir ni almacenar los datos completos de la tarjeta de pago del Cliente.
El Cliente autoriza el cobro de las cuotas de suscripción y los impuestos aplicables mediante el método de pago seleccionado.
El Cliente será responsable de mantener actualizada y válida su información de pago.
Si un pago no puede realizarse, Table Harmony podrá efectuar nuevos intentos razonables de cobro y ofrecer al Cliente la oportunidad de solucionar el problema de pago.
Un pago fallido no supone automáticamente la cancelación de la cuenta del Cliente. Mientras el pago permanezca pendiente, el acceso podrá restringirse o pasar a un estado de solo lectura o pendiente de pago.
8. Cambios de plan
El Cliente podrá cambiar el plan de un restaurante cuando esta opción esté disponible.
Una mejora de plan podrá entrar en vigor inmediatamente y el proveedor de pagos podrá calcular el ajuste proporcional correspondiente.
Una reducción de plan entrará normalmente en vigor a partir del siguiente periodo de facturación.
Al cambiar a un plan inferior, las funcionalidades disponibles únicamente en el plan superior podrán dejar de estar disponibles. Cuando sea razonablemente posible, Table Harmony informará de las consecuencias del cambio antes de que este se haga efectivo.
9. Cambios de precio
Table Harmony podrá modificar los precios de sus suscripciones.
Los Clientes con una suscripción de pago recibirán un aviso con al menos 30 días de antelación antes de que un aumento de precio sea aplicable a su suscripción.
Los cambios de precio no se aplicarán retroactivamente a un periodo de facturación que ya haya sido pagado.
El Cliente podrá cancelar su suscripción antes de que entre en vigor el nuevo precio.
10. Cancelación
Una suscripción podrá cancelarse en cualquier momento.
La cancelación entrará normalmente en vigor al finalizar el periodo de facturación ya pagado del restaurante. El restaurante podrá continuar utilizando el servicio de pago hasta dicha fecha.
No se realizarán nuevos cargos de suscripción una vez que la cancelación sea efectiva, salvo que la suscripción sea reactivada.
Los pagos ya realizados correspondientes al periodo de facturación en curso no serán normalmente reembolsables, total ni parcialmente, salvo que la legislación aplicable lo exija o Table Harmony acuerde expresamente lo contrario.
Cuando un Cliente gestione más de un restaurante, la cancelación de la suscripción de uno de ellos no cancelará las suscripciones de los demás restaurantes.
11. Qué ocurre después de la cancelación
Cuando finaliza la suscripción de pago de un restaurante, dicho restaurante pasa a estar inactivo.
Si el Cliente dispone de otro restaurante con una suscripción activa, la cuenta del Cliente seguirá activa para ese restaurante y no comenzará ningún proceso de eliminación a nivel de cuenta.
Cuando finalice la última suscripción activa de restaurantes del Cliente, la cuenta entrará en un periodo de recuperación de 30 días.
Durante dicho periodo:
- se conservarán los datos operativos del Cliente;
- se desactivará el uso operativo normal del restaurante;
- se desactivarán las reservas online públicas de los restaurantes inactivos;
- se desactivarán las funciones de gestión de reservas destinadas a los clientes de dichos restaurantes; y
- podrá mantenerse un acceso adecuado para Propietarios o Administradores con fines de recuperación de la cuenta, reactivación o exportación de datos cuando dicha función esté disponible.
Si una suscripción se reactiva durante el periodo de recuperación, se cancelará el proceso de eliminación pendiente y los datos conservados del Cliente podrán volver a utilizarse a través del servicio.
Si la cuenta no se reactiva, una vez transcurrido el periodo de recuperación de 30 días podrá procederse a su eliminación de los sistemas activos de Table Harmony.
La eliminación se realizará mediante un proceso controlado y no se llevará a cabo mientras exista alguna suscripción activa asociada al Cliente.
Podrá conservarse determinada información limitada cuando resulte razonablemente necesario por motivos contables, legales, contractuales, de seguridad o de responsabilidad y trazabilidad.
Las copias residuales contenidas en copias de seguridad de la infraestructura podrán conservarse temporalmente hasta que sean eliminadas conforme al ciclo normal de rotación de copias de seguridad del proveedor correspondiente.
Los datos personales tratados por cuenta del Cliente también estarán sujetos a lo establecido en el Anexo 1.
12. Responsabilidades del Cliente
El Cliente será responsable de:
- configurar correctamente la información del restaurante, servicios, horarios de apertura, disponibilidad, mesas, límites de reservas y demás ajustes;
- revisar la información introducida en el servicio;
- gestionar su relación con los clientes del restaurante;
- controlar el acceso concedido a sus empleados y usuarios autorizados;
- cumplir la legislación aplicable a su restaurante y al tratamiento de la información de sus clientes;
- asegurarse de disponer de una base jurídica adecuada para los datos personales que introduzca o trate mediante Table Harmony; y
- garantizar que la información y las instrucciones proporcionadas a Table Harmony sean lícitas.
El Cliente no podrá utilizar Table Harmony con fines ilícitos, fraudulentos, abusivos o deliberadamente perjudiciales.
Table Harmony proporciona software para ayudar al Cliente en la gestión de su negocio. Table Harmony no gestiona el restaurante del Cliente ni es responsable del servicio que el restaurante presta a sus clientes.
13. Reservas y disponibilidad
Table Harmony procesa las reservas y la disponibilidad utilizando la información, reglas y configuración proporcionadas por el Cliente.
El Cliente será responsable de asegurarse de que la configuración operativa sea adecuada para su restaurante.
Ningún software puede eliminar por completo la posibilidad de configuraciones incorrectas, reservas duplicadas, fallos de comunicación, problemas de conectividad u otras circunstancias imprevistas.
El Cliente deberá aplicar el criterio operativo adecuado y no deberá utilizar Table Harmony como único mecanismo de control en situaciones en las que un fallo de software o de comunicaciones pudiera crear un riesgo significativo para personas o bienes.
14. Comunicaciones con los clientes del restaurante
Table Harmony podrá enviar comunicaciones transaccionales a los clientes del restaurante por cuenta del Cliente, incluidas solicitudes de reserva, confirmaciones, modificaciones, cancelaciones, recordatorios, solicitudes de opinión y otras comunicaciones relacionadas con el servicio del restaurante.
Cuando dichas comunicaciones estén activadas o se generen como consecuencia del uso o configuración de Table Harmony por parte del Cliente, este instruye a Table Harmony para que trate la información correspondiente de los clientes del restaurante con dicha finalidad.
El Cliente será responsable de asegurarse de disponer de una base jurídica adecuada para aquellas comunicaciones que vayan más allá de lo necesario para gestionar una reserva o prestar el servicio del restaurante.
Table Harmony no utilizará la base de datos de clientes del restaurante para realizar marketing propio de Table Harmony no relacionado con el servicio sin disponer de una base jurídica adecuada.
15. Consentimiento para marketing y servicios externos de correo
Cuando el Cliente active funcionalidades de marketing, Table Harmony podrá registrar por cuenta del Cliente las preferencias de marketing y las pruebas del consentimiento de los clientes del restaurante.
El consentimiento para marketing mostrado en el formulario público de reservas será opcional y no será necesario para realizar una reserva.
Cuando el Cliente conecte su propia cuenta de un servicio externo de mailing, como Mailchimp, Table Harmony podrá transferir a dicha cuenta la información de los clientes que cumplan los requisitos correspondientes, de acuerdo con la configuración e instrucciones del Cliente.
Una vez que la información haya sido transferida a la cuenta externa de mailing del propio Cliente, este será responsable de gestionar dicha información dentro de ese servicio, incluida la gestión de las solicitudes correspondientes de eliminación, retirada del consentimiento o baja de las comunicaciones.
El Cliente no deberá indicar manualmente que un cliente ha autorizado comunicaciones de marketing salvo que disponga de una base jurídica adecuada para hacerlo.
16. Datos del Cliente
El Cliente conservará sus derechos sobre los datos del restaurante, las reservas y los clientes que facilite o trate mediante Table Harmony.
El Cliente concede a Table Harmony los derechos necesarios para alojar, almacenar, organizar, transmitir, realizar copias de seguridad, proteger y tratar de otro modo dichos datos exclusivamente en la medida razonablemente necesaria para prestar el servicio, cumplir las instrucciones documentadas del Cliente, proteger el servicio y cumplir la legislación aplicable.
Table Harmony no adquiere la propiedad de la base de datos de clientes del Cliente por el mero hecho de que dichos datos sean tratados mediante el servicio.
Cuando Table Harmony trate datos personales por cuenta del Cliente, será de aplicación el Anexo 1.
Table Harmony podrá utilizar información verdaderamente anonimizada o agregada que ya no permita identificar a los clientes del restaurante ni a otras personas para fines legítimos tales como la operación del servicio, seguridad, análisis de rendimiento y mejora del producto.
17. Eliminación de datos de clientes del restaurante
Table Harmony ofrece una función que permite a usuarios autorizados del Cliente eliminar los datos personales de un cliente cuando corresponda.
Cuando se utiliza esta función, se elimina la información que identifica al cliente, mientras que determinada información histórica de reservas que no permita identificarlo podrá conservarse para fines operativos y estadísticos legítimos.
El Cliente seguirá siendo responsable, en calidad de responsable del tratamiento, de determinar si procede atender una solicitud concreta de ejercicio de derechos y de cumplir cualquier obligación legal de conservación de información.
La eliminación de la información de un cliente en Table Harmony no elimina automáticamente la información que haya sido transferida previamente a un servicio externo controlado por el Cliente, como su propia cuenta de Mailchimp.
18. Propiedad intelectual
Table Harmony y sus licenciantes conservarán todos los derechos sobre el software, marca, diseño, interfaces, documentación y demás propiedad intelectual relacionada con el servicio.
Durante un periodo de prueba o una suscripción activa, el Cliente recibe un derecho limitado, no exclusivo e intransferible para utilizar Table Harmony exclusivamente para sus operaciones empresariales internas.
El Cliente no podrá, salvo cuando la legislación aplicable lo permita:
- copiar o redistribuir partes sustanciales del servicio;
- vender o sublicenciar el acceso al servicio;
- intentar acceder sin autorización a los sistemas de Table Harmony;
- interferir con la seguridad o funcionamiento del servicio; o
- realizar ingeniería inversa del servicio.
19. Disponibilidad y mantenimiento
Table Harmony tiene como objetivo prestar un servicio fiable, pero no garantiza una disponibilidad ininterrumpida ni libre de errores.
El servicio podrá no estar disponible ocasionalmente debido a tareas de mantenimiento, actualizaciones, problemas de infraestructura, fallos de Internet o telecomunicaciones, servicios de terceros, incidentes de seguridad u otras circunstancias fuera del control razonable de Table Harmony.
Table Harmony adoptará medidas razonables para minimizar interrupciones evitables.
No se aplicará ningún acuerdo específico de nivel de servicio o disponibilidad salvo que se acuerde expresamente por escrito.
20. Soporte
Table Harmony ofrece soporte a través de los medios de contacto puestos a disposición de los Clientes.
Table Harmony realizará esfuerzos razonables para responder y resolver las incidencias teniendo en cuenta su naturaleza y gravedad.
Salvo acuerdo escrito en contrario, Table Harmony no garantiza soporte las 24 horas ni un plazo específico de respuesta o resolución.
21. Servicios de terceros
Table Harmony depende de proveedores externos de infraestructura y servicios para determinadas partes de su funcionamiento, que podrán incluir alojamiento, infraestructura de bases de datos, autenticación, envío de correo electrónico y procesamiento de pagos.
Algunas funcionalidades opcionales también podrán conectarse a servicios seleccionados directamente por el Cliente.
Table Harmony actuará con diligencia razonable al seleccionar y gestionar los proveedores utilizados para prestar el servicio, pero no puede garantizar que las infraestructuras de terceros nunca sufran interrupciones.
Cuando un tercero trate datos personales por cuenta de Table Harmony en su condición de encargado del tratamiento, serán de aplicación los requisitos establecidos en el Anexo 1.
22. Suspensión y resolución por parte de Table Harmony
Table Harmony podrá suspender o poner fin al acceso cuando resulte razonablemente necesario debido a:
- impago continuado después de un aviso razonable y oportunidad de subsanarlo;
- incumplimiento sustancial de estas Condiciones;
- uso ilícito o fraudulento;
- riesgo importante para la seguridad o el funcionamiento técnico;
- interrupción deliberada del servicio o acceso no autorizado;
- obligación legal o regulatoria; o
- abuso grave del servicio.
Siempre que sea razonablemente posible, Table Harmony proporcionará un aviso y una oportunidad de subsanar el problema antes de suspender o poner fin al servicio.
Podrán adoptarse medidas inmediatas cuando sean necesarias para evitar actividades ilícitas, compromisos de seguridad o daños importantes.
23. Interrupción definitiva del servicio
Table Harmony podrá dejar de ofrecer el servicio o alguno de sus planes.
Siempre que sea razonablemente posible, los Clientes con suscripciones de pago recibirán un aviso previo razonable.
Si Table Harmony pone fin a un servicio ya pagado antes de finalizar el periodo contratado por motivos no relacionados con un incumplimiento del Cliente, Table Harmony reembolsará, cuando corresponda, la parte proporcional no utilizada del importe pagado por adelantado.
24. Responsabilidad
Nada de lo establecido en estas Condiciones excluye o limita responsabilidades cuando dicha exclusión o limitación esté prohibida por la legislación aplicable.
Sujeto a lo anterior, cada parte será responsable de los daños directos razonablemente causados por su incumplimiento de estas Condiciones, negligencia o vulneración de la legislación aplicable.
En la máxima medida permitida por la ley, Table Harmony no será responsable de daños indirectos o consecuenciales, pérdida de beneficios esperados, pérdida de reputación comercial o pérdida de oportunidades de negocio.
Table Harmony no será responsable de pérdidas causadas por:
- configuraciones incorrectas o inadecuadas facilitadas por el Cliente;
- actos u omisiones de los empleados o usuarios autorizados del Cliente;
- las operaciones del restaurante del Cliente o su relación con sus clientes;
- fallos de Internet, telecomunicaciones o dispositivos fuera del control razonable de Table Harmony; o
- fallos de servicios de terceros fuera del control razonable de Table Harmony cuando Table Harmony haya actuado con diligencia razonable en la selección y gestión del proveedor correspondiente.
Sin perjuicio de aquellas responsabilidades que legalmente no puedan limitarse, la responsabilidad total acumulada de Table Harmony derivada del servicio durante cualquier periodo de 12 meses no excederá del mayor de los siguientes importes:
(a) las cuotas de suscripción pagadas o pagaderas por el Cliente a Table Harmony durante los 12 meses anteriores; o
(b) 300 €.
25. Confidencialidad
Cada parte deberá adoptar medidas razonables para proteger la información confidencial y no pública recibida de la otra parte y utilizarla únicamente para fines relacionados con el servicio y este acuerdo.
Esta obligación no se aplicará a información que:
- ya sea lícitamente pública;
- ya fuera conocida lícitamente por la parte receptora;
- sea recibida lícitamente de otra fuente sin obligación de confidencialidad; o
- deba ser divulgada por exigencia legal o de una autoridad competente.
Los datos personales también estarán sujetos a las obligaciones de confidencialidad y protección de datos establecidas en el Anexo 1.
26. Modificaciones de estas Condiciones
Table Harmony podrá actualizar estas Condiciones para reflejar cambios en el servicio, la legislación, los requisitos de seguridad o sus operaciones empresariales.
Las modificaciones menores o no sustanciales podrán entrar en vigor cuando se publiquen las Condiciones actualizadas.
Cuando una modificación afecte de manera sustancial a los derechos u obligaciones contractuales del Cliente, Table Harmony proporcionará un aviso previo razonable.
Cuando resulte apropiado por la naturaleza de una modificación sustancial, Table Harmony podrá exigir que el Cliente acepte las Condiciones actualizadas antes de continuar utilizando el servicio.
Las modificaciones no alterarán retroactivamente derechos u obligaciones correspondientes a un periodo anterior a su entrada en vigor.
27. Contratación y comunicaciones electrónicas
El acuerdo podrá formalizarse electrónicamente.
Antes de aceptar estas Condiciones, el Cliente tendrá la oportunidad de revisarlas y corregir la información introducida durante el proceso de creación de la cuenta.
Las Condiciones aplicables estarán disponibles en un formato que permita al Cliente acceder a ellas, almacenarlas y reproducirlas.
Table Harmony conservará prueba de la aceptación, incluyendo el Cliente o cuenta correspondiente, el usuario que realizó la aceptación, la versión de las Condiciones, la fecha y hora, el idioma y el evento de aceptación.
Tras la aceptación, Table Harmony proporcionará confirmación electrónica y acceso a las Condiciones aplicables.
Las comunicaciones contractuales y relacionadas con el servicio podrán enviarse a la dirección de correo electrónico asociada a la cuenta del Cliente.
El acuerdo podrá formalizarse en inglés o español.
Las versiones inglesa y española pretenden tener el mismo significado. En caso de discrepancia irreconciliable entre ambas, prevalecerá la versión española.
28. Cesión
El Cliente no podrá ceder este acuerdo sin el consentimiento de Table Harmony, que no será denegado injustificadamente en circunstancias tales como una transmisión o venta legítima del negocio del restaurante.
Table Harmony podrá ceder este acuerdo como parte de una venta, transmisión o reorganización legítima del negocio de Table Harmony, siempre que ello no reduzca sustancialmente los derechos contractuales del Cliente.
29. Acuerdo completo y divisibilidad
Estas Condiciones, incluido el Anexo 1 y cualquier documento expresamente incorporado a las mismas, constituyen el acuerdo relativo al uso de Table Harmony por parte del Cliente.
Si alguna disposición fuese declarada inválida o inaplicable, las demás disposiciones continuarán siendo aplicables.
El hecho de no ejercer o retrasar el ejercicio de un derecho no supondrá la renuncia a ejercerlo posteriormente.
30. Legislación aplicable y jurisdicción
Estas Condiciones se regirán por la legislación española.
Dado que el servicio está destinado al uso empresarial y profesional, cualquier controversia se someterá a los juzgados y tribunales que resulten competentes conforme a la legislación española aplicable.
Nada de lo dispuesto en esta cláusula modificará las normas de competencia jurisdiccional que sean de aplicación obligatoria.
31. Contacto
Las consultas relativas a estas Condiciones podrán enviarse a:
Table Harmony
Steven Paul Evans
Calle Toledo 4, 5-3
03195 Arenales del Sol
Elche (Alicante), España
hello@tableharmony.es
Anexo 1 — Acuerdo de Encargo de Tratamiento
El presente Acuerdo de Encargo de Tratamiento (“Acuerdo de Encargo”) forma parte de las Condiciones del Servicio de Table Harmony.
Será aplicable cuando Table Harmony trate datos personales por cuenta del Cliente en relación con la prestación del servicio.
1. Funciones de las partes
Respecto de los datos personales de los clientes del restaurante que Table Harmony trate para prestar el servicio:
- el Cliente actúa como responsable del tratamiento; y
- Table Harmony actúa como encargado del tratamiento.
El Cliente determina los fines del tratamiento y será responsable de establecer una base jurídica adecuada para el mismo.
Table Harmony tratará dichos datos únicamente por cuenta del Cliente y de acuerdo con este Acuerdo de Encargo, las Condiciones y las instrucciones documentadas del Cliente, salvo que la legislación aplicable exija lo contrario.
Table Harmony actuará separadamente como responsable del tratamiento respecto de los datos personales que trate para sus propios fines empresariales legítimos, tales como la administración de cuentas de Clientes, facturación, seguridad y gestión de la relación contractual directa. Dichos tratamientos se regirán por la Política de Privacidad de Table Harmony.
2. Objeto y duración
El objeto del tratamiento es el tratamiento de datos personales necesario para proporcionar los servicios de gestión de reservas de restaurantes y otras funcionalidades relacionadas de Table Harmony.
El tratamiento comenzará cuando el Cliente empiece a utilizar Table Harmony para tratar datos personales y continuará durante la prestación del servicio correspondiente, incluido cualquier periodo de recuperación o conservación acordado tras su finalización.
3. Naturaleza y finalidad del tratamiento
Dependiendo de las funcionalidades utilizadas por el Cliente, Table Harmony podrá:
- recoger;
- registrar;
- organizar;
- almacenar;
- consultar;
- recuperar;
- mostrar;
- actualizar;
- transmitir;
- enviar comunicaciones relacionadas con reservas;
- gestionar el estado e historial de las reservas;
- gestionar registros, notas y preferencias de clientes;
- gestionar etiquetas de clientes e información sobre no presentaciones;
- gestionar opiniones de clientes;
- gestionar pruebas de consentimiento para marketing cuando esta función esté activada;
- realizar copias de seguridad;
- proteger;
- eliminar; y
- anonimizar
datos personales según resulte necesario para prestar el servicio.
La finalidad del tratamiento es proporcionar las funcionalidades de reservas, gestión de clientes, comunicaciones y otras funciones relacionadas con la actividad del restaurante seleccionadas y configuradas por el Cliente.
4. Categorías de interesados
Los interesados podrán incluir:
- clientes y potenciales clientes del restaurante;
- personas que realicen reservas en nombre de terceros;
- personas que se comuniquen con el restaurante en relación con reservas; y
- empleados o usuarios autorizados del Cliente cuando su información sea tratada mediante el servicio.
5. Tipos de datos personales
Dependiendo del uso que el Cliente haga del servicio, los datos tratados podrán incluir:
- nombre;
- dirección de correo electrónico;
- número de teléfono;
- fecha y hora de la reserva;
- número de personas;
- estado e historial de la reserva;
- mensajes y comentarios;
- notas internas del restaurante;
- preferencias facilitadas en relación con una reserva;
- información sobre no presentaciones;
- etiquetas de clientes;
- opiniones de clientes;
- preferencias y pruebas de consentimiento para marketing, cuando corresponda; y
- otra información introducida por el Cliente o por cuenta de este en relación con una reserva.
El Cliente deberá evitar introducir datos personales innecesarios o categorías especiales de datos personales salvo que exista una necesidad operativa real y una base jurídica adecuada.
6. Instrucciones documentadas
El uso y configuración de Table Harmony por parte del Cliente, las acciones realizadas mediante el servicio, las solicitudes de soporte y estas Condiciones constituyen instrucciones documentadas para los tratamientos comprendidos dentro del ámbito del servicio.
Table Harmony tratará los datos personales únicamente siguiendo instrucciones documentadas del Cliente, salvo que esté obligado a hacerlo en virtud del Derecho de la Unión Europea o de los Estados miembros.
Cuando la legislación lo permita, Table Harmony informará al Cliente antes de realizar un tratamiento exigido por dicha normativa.
Si Table Harmony considera que una instrucción infringe la normativa aplicable en materia de protección de datos, informará al Cliente.
7. Confidencialidad
Table Harmony garantizará que las personas autorizadas para tratar datos personales del Cliente estén sujetas a obligaciones adecuadas de confidencialidad y accedan a los datos únicamente cuando resulte razonablemente necesario para el desempeño de sus funciones.
8. Seguridad
Table Harmony aplicará medidas técnicas y organizativas apropiadas destinadas a proteger los datos personales contra la destrucción, pérdida o alteración accidental o ilícita, así como contra la comunicación o el acceso no autorizados.
Las medidas podrán incluir, según corresponda:
- controles de acceso y aislamiento entre Clientes;
- controles de seguridad a nivel de base de datos;
- controles de autenticación y permisos;
- acceso de soporte controlado y registrado;
- cifrado proporcionado por la infraestructura correspondiente;
- medidas de protección frente a abuso y limitación de solicitudes;
- mecanismos de auditoría;
- controles de conservación de datos; y
- medidas adecuadas de copia de seguridad y recuperación.
Las medidas de seguridad podrán evolucionar con el tiempo para adaptarse a los avances técnicos y a los cambios en los riesgos, siempre que el nivel general de protección no se reduzca de forma sustancial.
El Cliente seguirá siendo responsable de gestionar adecuadamente sus propios usuarios, credenciales, dispositivos y permisos de acceso.
9. Subencargados del tratamiento
El Cliente concede a Table Harmony una autorización general para utilizar subencargados del tratamiento cuando resulte razonablemente necesario para prestar el servicio.
Table Harmony exigirá a los subencargados que traten datos personales por su cuenta que estén sujetos a obligaciones de protección de datos adecuadas al tratamiento que realicen.
Table Harmony seguirá siendo responsable del cumplimiento de sus obligaciones como encargado respecto de los tratamientos realizados a través de sus subencargados en la medida exigida por la legislación aplicable.
Table Harmony pondrá a disposición de los Clientes información sobre los subencargados relevantes y, cuando así lo exija la normativa aplicable en materia de protección de datos, proporcionará un aviso razonable sobre incorporaciones o sustituciones sustanciales para que el Cliente pueda formular una objeción razonable basada en motivos de protección de datos.
Un servicio conectado directamente por el Cliente mediante su propia cuenta y siguiendo sus propias instrucciones, como la cuenta de Mailchimp del Cliente, podrá considerarse un tercero seleccionado por el Cliente y no un subencargado de Table Harmony.
10. Transferencias internacionales
Cuando se transfieran datos personales fuera del Espacio Económico Europeo en circunstancias que requieran un mecanismo de transferencia conforme a la normativa aplicable en materia de protección de datos, Table Harmony garantizará la utilización de un mecanismo o garantía adecuado.
Estos mecanismos podrán incluir una decisión de adecuación aplicable, Cláusulas Contractuales Tipo aprobadas u otro mecanismo legalmente válido.
Table Harmony exigirá a los subencargados correspondientes que cumplan los requisitos aplicables en materia de transferencias internacionales.
11. Derechos de los interesados
Teniendo en cuenta la naturaleza del tratamiento, Table Harmony prestará asistencia razonable al Cliente, mediante medidas técnicas y organizativas apropiadas cuando sea posible, para permitirle responder a las solicitudes de los interesados relativas al ejercicio de sus derechos.
Cuando Table Harmony reciba una solicitud relacionada con datos personales tratados por cuenta de un Cliente, normalmente remitirá la solicitud al Cliente correspondiente o le informará de ella, salvo que la legislación aplicable exija que Table Harmony responda directamente.
Table Harmony proporciona funcionalidades que pueden ayudar a usuarios autorizados del Cliente a eliminar datos personales de clientes del restaurante cuando corresponda.
12. Violaciones de seguridad de los datos personales
Table Harmony notificará al Cliente sin dilación indebida después de tener conocimiento de una violación de seguridad de los datos personales que afecte a datos tratados por cuenta del Cliente.
Table Harmony facilitará la información de la que razonablemente disponga para ayudar al Cliente a comprender la naturaleza y posibles consecuencias de la violación, así como las medidas adoptadas o propuestas.
Table Harmony adoptará medidas razonables para contener, investigar y mitigar el incidente.
La notificación de un incidente no constituirá por sí misma un reconocimiento de culpa o responsabilidad.
13. Asistencia en el cumplimiento
Teniendo en cuenta la naturaleza del tratamiento y la información disponible para Table Harmony, Table Harmony prestará asistencia razonable al Cliente para el cumplimiento de las obligaciones aplicables relativas a:
- seguridad del tratamiento;
- evaluación y notificación de violaciones de seguridad de datos personales;
- evaluaciones de impacto relativas a la protección de datos; y
- consultas previas a una autoridad de control,
cuando sean relevantes para los tratamientos realizados mediante Table Harmony.
14. Información y auditorías
Table Harmony pondrá a disposición del Cliente la información razonablemente necesaria para demostrar el cumplimiento de las obligaciones establecidas en el artículo 28 del RGPD.
Cuando resulte razonablemente necesario, Table Harmony permitirá y contribuirá a auditorías o inspecciones realizadas por el Cliente o por un auditor autorizado por este.
Salvo que una autoridad de control competente exija lo contrario, las auditorías deberán:
- solicitarse con una antelación razonable;
- realizarse durante el horario laboral habitual;
- evitar interrupciones innecesarias;
- respetar las obligaciones de confidencialidad y seguridad; y
- utilizar documentación existente, certificaciones o revisiones remotas cuando estas aporten pruebas suficientes.
Nada de lo dispuesto en esta cláusula limitará las facultades legales de una autoridad competente en materia de protección de datos.
15. Devolución y eliminación de datos personales
Durante una suscripción activa, el Cliente podrá acceder y gestionar sus datos mediante las funcionalidades disponibles en Table Harmony.
Cuando finalice la última suscripción activa de restaurantes del Cliente, la cuenta entrará normalmente en el periodo de recuperación de 30 días descrito en las Condiciones.
Durante dicho periodo, los datos personales permanecerán protegidos y podrán restaurarse si el servicio se reactiva.
Al finalizar el servicio, Table Harmony, a elección del Cliente y con sujeción a la legislación aplicable, eliminará o devolverá los datos personales tratados por cuenta del Cliente.
Cuando el Cliente no haya solicitado la devolución de los datos antes de finalizar el periodo de recuperación aplicable, el Cliente instruye a Table Harmony para que elimine los datos personales de sus sistemas activos cuando la cuenta alcance la fase programada de eliminación.
Table Harmony podrá conservar información cuando el Derecho de la Unión Europea o de los Estados miembros exija dicha conservación.
Las copias residuales contenidas en copias de seguridad de la infraestructura podrán permanecer temporalmente hasta ser eliminadas mediante el ciclo normal de rotación de copias de seguridad del proveedor correspondiente. Dichos datos residuales permanecerán protegidos y no se restaurarán en los sistemas activos salvo cuando sea necesario para fines legítimos de recuperación ante desastres.
16. Conservación de datos durante el servicio
Table Harmony aplica controles razonables de conservación a los datos personales generados durante la prestación del servicio.
Por ejemplo, los registros detallados de notificaciones transaccionales que contienen datos de contacto de clientes y contenido de correos electrónicos se eliminan de información identificativa normalmente después de 90 días, mientras que podrá conservarse información limitada y no identificativa sobre la entrega.
Cuando un usuario autorizado del Cliente ejecute una acción de eliminación de datos de un cliente, los datos personales correspondientes serán eliminados sin esperar a que transcurra el periodo normal de conservación de las notificaciones.
Estas medidas operativas de conservación no determinan durante cuánto tiempo debe conservar legalmente el propio Cliente la información de sus clientes en su base de datos activa. El Cliente seguirá siendo responsable, como responsable del tratamiento, de sus propias obligaciones de conservación.
17. Finalización del tratamiento
Tras la devolución o eliminación de los datos personales correspondientes, Table Harmony dejará de tratar dichos datos por cuenta del Cliente, salvo cuando su conservación o tratamiento posterior sea exigido por la legislación aplicable.
Las obligaciones de confidencialidad y seguridad continuarán siendo aplicables mientras Table Harmony conserve lícitamente cualquier dato personal correspondiente.
18. Prevalencia
En caso de conflicto entre este Acuerdo de Encargo y cualquier otra parte de las Condiciones respecto al tratamiento de datos personales por cuenta del Cliente, prevalecerá este Acuerdo de Encargo en la medida de dicho conflicto.
Nada de lo establecido en las Condiciones o en este Acuerdo de Encargo reducirá las obligaciones que correspondan a cualquiera de las partes en virtud de la normativa aplicable en materia de protección de datos.